За два месяца кризис выявил много проблем законодательного характера, которые, накапливаясь годами, в обычное время были не столь очевидны. Это касается и электронной налоговой накладной е-factura. Сегодня компании, которые раньше были настроены скептически, начали присматриваться к этой услуге.

С марта многие бухгалтера работают удаленно. После объявления чрезвычайной ситуации налоговые накладные почти никто из них не выписывал, а если и делали это, то на бумаге. Отправлять документы необходимо было курьерами, а эти службы не работали. Соответственно, как обстоят дела с предоставлением налоговых накладных покупателям, в точности неизвестно. В этой ситуации стало очевидно, что, используя электронную налоговую накладную, компания не только сэкономила бы на курьерских услугах, но и автоматически получала бы подтверждение о наличии у партнера документа.

Кроме экономии на расходах по печати и доставке налоговых накладных, е-factura позволяет автоматизировать процесс обработки по покупкам, а также уменьшает риски неправильного отражения и потери документов. Однако если бы эта услуга была более удобной, бизнес давно начал бы использовать ее массово. Поэтому сейчас самое время разобраться, какие проблемы мешают этому, считают эксперты.

Первоначальный продукт получился сырым, в нем не была предусмотрена возможность автоматической взаимосвязи системы e-factura с бухгалтерскими программами  компаний. Потребовалась еще два года, чтобы разработать дополнительные протоколы для автоматического подсоединения e-factura к софтам учета компаний. В настоящее время, с вводом услуги «электронный кабинет налогоплательщика», упростилась процедура подключения большего числа сотрудников к выписке электронных накладных. И как результат, был сделан ещё один шаг к упрощению процедуры ее  применения. Но остается вопрос, насколько важно, чтобы e-factura  была обязательно подписана дважды поставщиком.

Кроме того, для стандартных электронных подписей существует определенный лимит по количеству их наложения в течение суток. И если необходимо выписать за раз более 300 накладных, то ключ может не сработать. В то же время есть компании, которые решили данную проблему. Например, компания Rompetrol в начале каждого месяца отправляет e-factura своим клиентам, которые заправляются по топливным карточкам.

«Можно сказать, что к 2019 году e-factura стала инструментом, которым бизнес начал более детально интересоваться, - констатирует Юрий Чичибаба, председатель налогового комитета AmCham. - Но возникли вопросы уже не технического характера, а законодательного. Они обусловлены различием между налоговой накладной на бумаге налоговой накладной в электронном формате. Так как НК предписывает наложение штрафа за несвоевременную выписку налоговой накладной, бухгалтера не хотят рисковать, а потому отказываются пользоваться электронным вариантом».

Он объясняет, что документ e-factura невозможно выписать задним числом, чтобы об этом никто не знал. При его подписании электронной подписью указываются точные дата и время подписи. Из-за этого e-factura  необходимо не только выписать, но и подписать в тот же день. При оформлении транзакций по поставке товаров разрывов по датам практически не существует. Введение товарно-сопроводительного уведомления является неплохим способом сгладить определённые ситуации, да и транспортировщику необходим документ на бумаге.

А вот оказание услуг и выполнение работ очень часто оформляются позже. И если на бумажной налоговой накладной этого не видно, то в электронном варианте всегда будет виден точный момент выписки e-factura и разрыв между датой поставки и датой выписки. А такой разницы между датами не должно быть, согласно НК.

«На данный момент это одна из главных причин, по которой e-factura не применяется, - продолжает Юрий Чичибаба. - На бумаге это многие обходят, главное сделать это до 25 числа следующего месяца. Электронный документ всегда содержит дату, в нем в точности указывается, когда он был создан, подписан и получен покупателем».

Особенно это несоответствие влияет на документальное оформление транзакций в сфере услуг. На товары электронные налоговые накладные всегда выписываются в срок, так как без этого документа кладовщик не отпустит товар. Система e-factura  позволяет сделать это, не находясь на складе. Бухгалтер может работать в другом конце города. По услугам очень часто налоговые накладные выписываются с опозданием, особенно это касается малого и среднего бизнеса.

«Если мы хотим развивать электронное правительство, то должны внести изменения в НК, которое предоставит возможность выписки электронной налоговой накладной с отсрочкой, тогда бы ею стали пользоваться массово, и от этого выиграли бы все, - считает председатель налогового комитета  AmCham. - Бизнес сэкономил бы время и смог автоматизировать обработку этих данных без необходимости вводить документы вручную, а налоговая служба получала бы информацию в оперативном варианте».

Тем более, что в нашем налоговом законодательстве до начала 2000-х годов предусматривалась возможность разрыва между датой поставки и датой выписки в 7 дней. Это положение убрали при объединении двух документов, что было логично. Но в любом случае электронный документ является лучшим способом минимизации налоговых нарушений. Это наиболее транспарентный инструмент, в котором нуждаются все стороны.

С 2018 года НК предусматривает возможность разрыва между датой поставки и датой выписки накладной в 10 дней. Но такое правило распространяется только на услуги, предоставляемые на регулярной основе. Если же компания предоставила единичную консультацию, но ее получатель по какой-то причине не смог сразу выписать накладную, то процедура усложняется.

Из этого законодательного несоответствия вытекает второй вопрос – когда производить зачет, в момент получения e-factura или в момент наложения подписи покупателем. Если налоговая накладная оформляется в коротком цикле, то она  подписывается рукописной подписью, и тогда нет точной даты ее наложения. А в случае длинного цикла e-factura подпись покупателя – электронная, в которой зафиксировано точное время. Получается, что все зависит даже не от документа, а от цикла, по которому продавец решил отправить налоговую накладную.

Следующий вопрос связан с обязательством продавца распечатать электронный документ e-factura короткого цикла, подписать и предоставить его покупателю лично. И только когда покупатель наложит свою подпись и печать, он акцептован. «Зачем это делать, если документ уже находится в информационной системе, он оставил след в ней, и при желании налоговики могут проверить ее, - задает вопрос Юрий Чичибаба. - Тем более, что для бумажной налоговой накладной на экземпляре поставщика наличие подписи и печати покупателя при оказании услуг не обязательно. В чем тогда смысл e-factura?».

Если перейти на электронную накладную полностью, а многие направления бизнеса сейчас планируют этот вариант или, по крайней мере, задумываются об этом, то мы окажемся в шаге от создания услуги «предварительно заполненная декларация по НДС», подобно предварительно заполненной декларации по подоходному налогу. «Мы все больше продвигаемся к полному электронному документообороту, но пока нам мешают законодательные несоответствия на уровне небольших изменений в НК и действующие подзаконные акты, - говорит эксперт. - Имеет смысл пересмотреть приказ минфина, дополнив его положениями об e-factura. Эти изменения вызовут большой рост ее использования, причем, без «обязаловки». Бизнес перейдет на них сам. Поэтому сейчас, когда бухгалтера еще работают удаленно, и ожидается вторая волна эпидемии, имеет смысл сделать инструмент удобным. Тогда это предотвратит ошибки и сэкономит много времени и усилий компаниям».

Еще одна проблема связана с документом «акт выполненных работ». Он необходим при приемке работ, а для услуг его наличие уже не обязательно. «Но в случае судебного разбирательства достаточно ли будет просто представить налоговую накладную, подписанную электронной подписью с обеих сторон, не потребует ли судья представить и акт оказанных услуг? - задается вопросом Юрий Чичибаба. - Так как в этом вопросе мнения юристов расходятся, не проще ли добавить дополнительную строчку в стандартный формуляр  e-factura, предполагающую подтверждение покупателя, что услуги предоставлены, в соответствии с нормами. Таким образом мы убираем еще один документ. И это не потребует каких-либо дополнительных затрат в системе».